Bir gün gelir lazım olur: İş yerindeki e-postalarımızı kendimize nasıl aktarırız?

Maillerimi nasıl alırım, başka bir Outlook’a şirket maillerimi nasıl taşırım?

Günümüz ofis çalışma hayatının vazgeçilmezi e-postalar ve bu süreç içerisinde yaptığımız tüm yazışmalar olası bir hukuki süreçte delil niteliği taşıyor. Peki bu yazışmalar şirket bilgisayarında kayıtlıyken nasıl olur da delil olarak kullanabilirim? Outlook’un çalışma prensibi sayesinde 🙂

Bir küçük uyarı, anlatacağımız yöntem gelişmiş güvenlik uygulamaları kullanmayan (USB engelleme, dosya taşıma engelleme) bilgisayar üzerinde yapılan herhangi bir eylemi raporlamayan sistemler üzerinde sorunsuzca kullanılabilir. İhtiyacımız ise mail boyutumuza uygun bir taşınabilir depolama aygıtı.

Öncelikle hali hazırda kullandığımız mail hesabını “.pst” uzantılı bir dosya haline getirelim. Bu işlem gayet basit olmakla birlikte mail hesabınızın boyutuna göre uzun sürebilecek bir işlem. Ayrıca bu işlem esnasında Outlook tamamen kullanım dışı kalacak, onu da hatırlatalım.

Outlook üzerinden aşağıdaki yolu izliyoruz:

“File>>Open&Export>>Import/Export

1

2

Açılan Import / Export sihirbazı üzerinden “Export to a file” seçeneği işaretli durumdayken “next” butonuyla ilerliyoruz ve açılan yeni pencerede “Outlook Data File (.pst)” dosya tipini seçerek bir sonraki adıma ilerliyoruz.

3

4

Bu adımda bizi işlem yaptığımız mail hesabı ve alt klasörleri karşılıyor. Tüm mail hesabını seçiyoruz ve alt klasörleri de eklemek için “include subfolder” ikonuna bir tik atıyoruz, bir sonraki adıma yelken açıyoruz.

5

Dosyayı kaydetmek istediğimiz yeri seçip ilerlediğimizde aşağıdaki şifre oluşturma ekranı çıkıyor karşımıza. Bu ekranda oluşturduğumuz mail dosyasını şifreleyeceğiz. Dikkat, belirlediğiniz şifreyi unutmayın, üzülürsünüz.

6

Bu işlemi de tamamladıktan sonra beklemeye başlıyoruz. Yukarıda da belirttiğimiz üzre, ne kadar büyük mail o kadar uzun bekleme süresi.

7

Bekleme süreniz ardından seçtiğiniz yolda dosyanız sizleri bekliyor olacak. Bu dosyayı kopyalayıp farklı bir Outlook üzerinde yeniden açabilirsiniz. Bunun için de izlemeniz gereken adım şu şekilde;

8

“File>>Open&Export>>Import/Export>> Import from another program or file >>Outlook Data File (.pst)”

9

10

Browse butonu ile ekleyeceğiniz dosyayı seçip bir sonraki adıma geçiyorsunuz ve tanımladığınız klasör yeni Outlook uygulamanız içerisinde görülmeye başlıyor. Az önce unutmayın dediğimiz şifre işte burada lazım olacak bu arada 🙂

11

Mail hesabınızdaki mevcut veri dosyasının yerini bulma ve gerekiyorsa buradan kopyalama işini de uygulama üzerinden yapabiliyorsunuz.

Bunun için de öncelikle “File >> Account Settings” bölümünden “Data Files” sekmesine geliyoruz.

12

13

Açılan pencerede “Open file location” butonuyla maillerimizin depolandığı dosya klasörüne ulaşabilirsiniz. Aslında bu dosyayı da kopyalama imkanınız bulunmakla birlikte yukarıda anlattığımız export işlemi en sağlıklı çözüm olacaktır.

14

15

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s